Welche Belege muss ich aufbewahren?
Im Unternehmeralltag entstehen viele Dokumente. Rechnungen, Quittungen, Verträge und Kontoauszüge gehören zu den Unterlagen, die regelmäßig anfallen.
Viele Unternehmer fragen sich deshalb, welche Belege tatsächlich aufbewahrt werden müssen und wie lange diese Unterlagen archiviert werden sollen.
Die Aufbewahrung von Belegen ist gesetzlich geregelt und ein wichtiger Bestandteil einer sauberen Buchhaltung.
Warum müssen Belege aufbewahrt werden?
Belege sind der Nachweis für alle finanziellen Vorgänge in deinem Unternehmen. Sie dokumentieren Einnahmen, Ausgaben und geschäftliche Entscheidungen.
Das Finanzamt kann im Rahmen einer Prüfung verlangen, dass diese Unterlagen vorgelegt werden. Deshalb müssen sie vollständig und nachvollziehbar archiviert werden.
Eine gut organisierte Belegablage sorgt außerdem dafür, dass du jederzeit den Überblick über deine geschäftlichen Vorgänge behältst. Außerdem gilt in deiner Buchhaltung: Keine Buchung ohne Beleg!
Welche Unterlagen zur Aufbewahrung gehören:
Im Unternehmen fallen verschiedene Arten von Belegen an, die für die Buchhaltung wichtig sind.
Dazu gehören zum Beispiel:
✔ Eingangsrechnungen von Lieferanten
✔ Ausgangsrechnungen an Kunden
✔ Quittungen und Zahlungsbelege
✔ Kontoauszüge
✔ Verträge mit Geschäftspartnern
✔ Unterlagen zu steuerlichen Meldungen
Diese Dokumente bilden die Grundlage deiner Buchhaltung und müssen entsprechend archiviert werden.
Wie lange müssen die Belege aufbewahrt werden?
Für viele Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. In der Regel gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8-10 Jahren
Die genaue Dauer hängt davon ab, um welche Art von Unterlagen es sich handelt. Besonders steuerlich relevante Dokumente müssen in der Regel deutlich länger archiviert werden.
Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahre gilt für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte und Eröffnungsbilanz. Seit 01.01.2025 sind Buchungsbelege (z.B. Rechnungen) nur noch 8 Jahre aufzubewahren. Für alle anderen Geschäftsunterlagen gelten 6 Jahre.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung, Änderung oder Handlung in den entsprechenden Unterlagen vorgenommen wurde bzw. ein Handelsbrief empfangen oder versendet wurde. Bei Vertragsunterlagen startet die Frist erst mit Ablauf des jeweiligen Vertrags.
Wichtig ist vor allem, dass die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungszeit vollständig und lesbar bleiben.
Digitale Aufbewahrung von Belegen:
Viele Unternehmen archivieren ihre Belege heute digital. Rechnungen werden eingescannt oder direkt aus einer Buchhaltungssoftware gespeichert, rechtssicher und GoBD-konform archiviert.
Digitale Archivierung kann den Alltag deutlich erleichtern, solange die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden und die Unterlagen jederzeit nachvollziehbar sind.
Eine strukturierte digitale Ablage sorgt dafür, dass Belege schnell gefunden werden können.
Fazit
Die Aufbewahrung von Belegen ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung. Sie sorgt dafür, dass alle geschäftlichen Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert sind.
Wer seine Belege sauber organisiert und archiviert, schafft eine wichtige Grundlage für eine sichere und strukturierte Buchhaltung.
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